Ratgeber für Absolventen & Berufseinsteiger
Fahrtenbuch
Nutzt du bei deinem neuen Job ein Dienstfahrzeug, solltest
du auf jeden Fall ein Fahrtenbuch führen: Es kann dir bedeutende Einsparungen
ermöglichen. Es wird genutzt, um das Verhältnis der privaten Nutzung und der
betrieblichen Nutzung des KFZ festzustellen. Damit das Finanzamt es aber
überhaupt anerkennt, musst du das Fahrtenbuch sorgfältig und regelmäßig führen.
Am besten ist es, wenn du das entsprechende Heftchen, das du im Bürofachhandel
bekommst, jederzeit im Auto hast. So kannst du täglich deine Fahrten eintragen,
Tankstellenbesuche aufzeichnen und Werkstattbesuche notieren.
Bei beruflichen Reisen musst du das Datum ins Fahrtenbuch
eintragen. Du schreibst auf, wohin du fährst und wen du dort triffst. Das
heißt, du notierst den Namen deines Kunden oder Geschäftspartners. Du musst den
Zweck deiner Reise angeben und den genauen Kilometerstand zu Anfang und Ende
der Fahrt. Für den Weg von deiner Wohnung zu deiner Arbeitsstelle und wieder
zurück genügt ein kurzer Vermerk als Reisezweck. Bei Privatfahrten musst du
lediglich angeben, wie viele Kilometer du gefahren bist.
Rechnungen von der Werkstatt solltest du aufheben, ebenso
Bescheinigungen vom TÜV, Belege über ADAC-Beiträge, Tankquittungen, Nachweise
über deine Garagenmiete, über die KFZ-Steuern und die
KFZ-Haftpflichtversicherung. Zusammen mit dem Fahrtenbuch werden diese
Unterlagen dem Finanzamt vorgelegt. Gibt es Unregelmäßigkeiten, kann es sein,
dass das Finanzamt dein Fahrtenbuch nicht anerkennt. Dann wirst du nach der 1-Prozent-Regel beurteilt.
Die 1-Prozent-Regel sieht vor, dass der Arbeitnehmer als
eigenen Beitrag ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zahlt. Ob
der Wagen gebraucht gekauft wurde oder du vielleicht viel weniger fährst, als
diese Regelung vermuten lassen würde, ist dabei egal. Da die meisten
Unternehmen, die sich Dienstwagen leisten, qualitativ recht hochwertige Autos
anschaffen, kann der Beitrag für dich hier sehr hoch sein. Daher solltest du
von Anfang an sorgfältig dein Fahrtenbuch führen: Die Rede ist je nach Wagen
und Nutzung durch dich von mehreren Tausend Euro im Jahr.
Doch auch die 1-Prozent-Regel greift nicht immer: Du musst,
damit zumindest sie anerkannt wird, einen mindestens dreimonatigen Nachweis
erbringen, dass du das Auto zu mindestens 50 Prozent beruflich nutzt. Kannst du
diesen Nachweis nicht erbringen, nimmt das Finanzamt eine Schätzung des
betrieblichen Nutzungsanteils vor. Diese Schätzung liegt im Normalfall bei
zwischen 10 und 20 Prozent, und deine Beiträge steigen in astronomische Höhen.
Von daher solltest du tatsächlich vom ersten Tag an ein Fahrtenbuch führen.
Wenn dir das lieber ist, kannst du auch mit deinem Arbeitgeber über den Einbau
eines elektronischen Fahrtenbuchs sprechen. Allerdings sind diese Maschinen
auch mit Vorsicht zu betrachten: Du kannst hier im Nachhinein nichts mehr
korrigieren.
Wenn du die Fahrtkosten für die betrieblichen Fahrten nicht von deinem Arbeitgeber erstattet bekommst, kannst du sie beim Finanzamt geltend machen. Dafür solltest du alle Belege rund um dein Auto aufbewahren. Daraus berechnest du den betrieblichen Nutzungsanteil. Dabei sind dir die Eintragungen im Fahrtenbuch von unschätzbarem Wert. Es reicht übrigens nicht, wenn du das Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum hinweg führst. Selbst, wenn dein Leben wie ein Uhrwerk verläuft und du niemals andere Wege fährst als die dir vertrauten, musst du das Buch Zeit deiner Nutzung des Dienstwagens führen.