Obwohl die Berufsbezeichnung Personalreferent bereits sehr auf das Thema „Personal“ fokussiert klingt, lässt sich der Arbeitsalltag schwierig verallgemeinern. Während große Unternehmen eher darauf setzen, dass ein Personalreferent mit ganz speziellen Aufgabenbereichen betraut wird, wünschen sich kleine Unternehmen bevorzugt Allrounder, die in der Lage sind, auch fachübergreifend Aufgaben zu übernehmen - was nicht zuletzt daran liegt, dass diese Unternehmen weniger komplexe Strukturen haben und Aufgabengebiete ineinander übergehen können.

Aber lassen sich nicht doch allgemeingültige Aussagen über den Arbeitsalltag eines Personalreferenten tätigen? Es gibt sie, die ganz typischen Aufgaben im Beruf als Personalreferent, die jeder Bewerber beherrschen sollte, ob er sich nun in einem Startup, einem mittelständischen Unternehmen oder bei einem Global Player bewirbt. Zwar werden Personalreferenten landläufig oft in die Schublade gesteckt, dass sie den ganzen Tag nichts anderes machen, als Bewerbungen von rechts nach links zu sortieren, Vorstellungsgespräche führen und sich ab und zu mal um die ein oder andere Angelegenheit eines Mitarbeiters zu kümmern. Wenn du während deines Studiums bereits ein Praktikum in einem großen Unternehmen machen konntest, weißt du, dass die Realität dann aber doch ganz anders aussieht.

Zunächst einmal müssen Personalreferenten in Absprache mit den Vorgesetzten bestimmen, wie viel Personal in Zukunft überhaupt gebraucht wird. Dazu werden auch Meetings mit anderen Abteilungen abgehalten. Hier wird vor allem über die Kapazitäten und natürlich auch über das Personalbudget gesprochen. Nicht nur zu Beginn deiner Karriere ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Personalleiter und den Vorgesetzten der einzelnen Fachbereiche sowie der Geschäftsführung ist dabei unabdingbar. Erst danach kann ein Personalreferent auf die Suche nach neuen, qualifizierten Mitarbeitern gehen. Und das lässt sich auf keinen Fall mit „einfach mal eine Stelle auf einer Bewerberplattform schalten“ abtun.  

Der Rekrutierungsprozess nimmt einen großen Teil des Arbeitsalltags im Beruf als Personalreferent ein. Du musst zunächst überlegen und recherchieren, welche Kanäle und Plattformen für die Zielgruppe relevant sind. Wen möchtest du ansprechen? Für welche Position suchst du Mitarbeiter? Sämtliche in der Rekrutierung relevanten Kanäle werden dann aktiviert, um die verborgenen Talente für das Unternehmen zu finden und natürlich ausreichend und vor allem die passenden Bewerbungen zu erhalten. An dieser Stelle sollte dir als Personalreferent bewusst sein, dass das Employer Branding (also das Personalmarketing) beim Recruiting ebenfalls eine große Rolle spielt. Denn es ist keinesfalls so, dass sich nur die Bewerber beim Unternehmen bewerben und in diversen Gesprächen oder Assessment Centern geprüft werden. Auch das Unternehmen selber wird vom Bewerber gründlich unter die Lupe genommen. Wie ist das Arbeitsklima? Wie ticken die Mitarbeiter? Wie sind die Arbeitszeiten? Hierzu werden beispielsweise Bewertungsplattformen oder auch persönliche Netzwerke zu Rate gezogen. Es gilt also ein attraktives und authentisches Bild vom eigenen Unternehmen zu kommunizieren, damit sich die richtigen Talente für dein Unternehmen entscheiden.

Ist dieser Prozess abgeschlossen und genügend Bewerbungen eingegangen, ist die Arbeit in dem Beruf als Personalreferent aber noch lange nicht getan. Erst jetzt folgen die Vorstellungsgespräche, die du als Personalreferent ebenfalls zu führen hast. Kommt es dann zu einer Einstellung, übernimmst du zudem auch alle Tätigkeiten, die im sogenannten Onboarding-Prozess anfallen. Dazu zählt zum Beispiel, dass ein neuer Mitarbeiter sein Team kennenlernt, dass er Unterlagen zugeschickt bekommt und dass er von vornherein ordnungsgemäß in das Unternehmen eingeführt wird.  Aus diesem Grund ist dein Arbeitsalltag nicht nur so vielfältig und wirtschaftlich relevant, sondern erfordert auch gewisse menschliche Voraussetzungen, um auch als gewissenhafter Entscheidungsträger zu fungieren.

Ein Personalreferent steht seinem Vorgesetzten darüber hinaus auch als Berater zur Verfügung und den Mitarbeitern als unterstützende Kraft etwa in betrieblichen oder persönlichen Angelegenheiten. Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, ist es in deinem Beruf als Personalreferent auch die Aufgabe, mit diesem eng zusammenzuarbeiten. Du bist eben der Ansprechpartner für alle Angelegenheiten, die das Personal betreffen. Das kann zum Beispiel das Thema Mutterschutz oder Krankheiten betreffen, bezieht aber auch den Bereich Personalentwicklung mit ein. Gibt es zum Beispiel einen Mitarbeiter, der besonders gute Leistungen liefert, sollte man diesen durch gezielte Schulungen oder Weiterbildungen fördern. Oder gibt es einen sogenannten Low-Performer, der nicht so arbeitet wie gewünscht? In diesem Fall musst du auch hierfür eine Lösung finden. Kann man ihn eventuell woanders einsetzen? Oder braucht er nur anspruchsvollere Aufgaben für die Motivation? Oder ist es doch besser sich von diesem Mitarbeiter zu trennen? Auch wenn selbstverständlich alles, was ein Personalreferent entscheidet, in Absprache mit den Vorgesetzten stattfindet, hast du in diesem Berufszweig von Anfang an viel Verantwortung zu tragen und solltest dir dessen zu jeder Zeit bewusst sein.