Ratgeber für Absolventen & Berufseinsteiger

Fahrtenbuch

Nutzt du bei deinem neuen Job ein Dienstfahrzeug, solltest du auf jeden Fall ein Fahrtenbuch führen: Es kann dir bedeutende Einsparungen ermöglichen. Es wird genutzt, um das Verhältnis der privaten Nutzung und der betrieblichen Nutzung des KFZ festzustellen. Damit das Finanzamt es aber überhaupt anerkennt, musst du das Fahrtenbuch sorgfältig und regelmäßig führen. Am besten ist es, wenn du das entsprechende Heftchen, das du im Bürofachhandel bekommst, jederzeit im Auto hast. So kannst du täglich deine Fahrten eintragen, Tankstellenbesuche aufzeichnen und Werkstattbesuche notieren.

Bei beruflichen Reisen musst du das Datum ins Fahrtenbuch eintragen. Du schreibst auf, wohin du fährst und wen du dort triffst. Das heißt, du notierst den Namen deines Kunden oder Geschäftspartners. Du musst den Zweck deiner Reise angeben und den genauen Kilometerstand zu Anfang und Ende der Fahrt. Für den Weg von deiner Wohnung zu deiner Arbeitsstelle und wieder zurück genügt ein kurzer Vermerk als Reisezweck. Bei Privatfahrten musst du lediglich angeben, wie viele Kilometer du gefahren bist.

Rechnungen von der Werkstatt solltest du aufheben, ebenso Bescheinigungen vom TÜV, Belege über ADAC-Beiträge, Tankquittungen, Nachweise über deine Garagenmiete, über die KFZ-Steuern und die KFZ-Haftpflichtversicherung. Zusammen mit dem Fahrtenbuch werden diese Unterlagen dem Finanzamt vorgelegt. Gibt es Unregelmäßigkeiten, kann es sein, dass das Finanzamt dein Fahrtenbuch nicht anerkennt. Dann wirst du nach der 1-Prozent-Regel beurteilt.

Die 1-Prozent-Regel sieht vor, dass der Arbeitnehmer als eigenen Beitrag ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zahlt. Ob der Wagen gebraucht gekauft wurde oder du vielleicht viel weniger fährst, als diese Regelung vermuten lassen würde, ist dabei egal. Da die meisten Unternehmen, die sich Dienstwagen leisten, qualitativ recht hochwertige Autos anschaffen, kann der Beitrag für dich hier sehr hoch sein. Daher solltest du von Anfang an sorgfältig dein Fahrtenbuch führen: Die Rede ist je nach Wagen und Nutzung durch dich von mehreren Tausend Euro im Jahr.

Doch auch die 1-Prozent-Regel greift nicht immer: Du musst, damit zumindest sie anerkannt wird, einen mindestens dreimonatigen Nachweis erbringen, dass du das Auto zu mindestens 50 Prozent beruflich nutzt. Kannst du diesen Nachweis nicht erbringen, nimmt das Finanzamt eine Schätzung des betrieblichen Nutzungsanteils vor. Diese Schätzung liegt im Normalfall bei zwischen 10 und 20 Prozent, und deine Beiträge steigen in astronomische Höhen. Von daher solltest du tatsächlich vom ersten Tag an ein Fahrtenbuch führen. Wenn dir das lieber ist, kannst du auch mit deinem Arbeitgeber über den Einbau eines elektronischen Fahrtenbuchs sprechen. Allerdings sind diese Maschinen auch mit Vorsicht zu betrachten: Du kannst hier im Nachhinein nichts mehr korrigieren.

Wenn du die Fahrtkosten für die betrieblichen Fahrten nicht von deinem Arbeitgeber erstattet bekommst, kannst du sie beim Finanzamt geltend machen. Dafür solltest du alle Belege rund um dein Auto aufbewahren. Daraus berechnest du den betrieblichen Nutzungsanteil. Dabei sind dir die Eintragungen im Fahrtenbuch von unschätzbarem Wert. Es reicht übrigens nicht, wenn du das Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum hinweg führst. Selbst, wenn dein Leben wie ein Uhrwerk verläuft und du niemals andere Wege fährst als die dir vertrauten, musst du das Buch Zeit deiner Nutzung des Dienstwagens führen.

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