Beruf als Projektmanager - Arbeiten im Management

Du überschlägst gerade im Kopf, wie viele Stunden ein Mitarbeiter für das Anfertigen der Dokumentation braucht, als ein Kollege neben deinem Schreibtisch auftaucht. „Ich komme einfach nicht voran, es wird unmöglich, meine Zielvorgabe bis Freitag einzuhalten.“ Als du gerade antworten willst, klingelt dein Telefon. Der Marketingleiter informiert dich darüber, dass er angekündigt hat, am Montag auf der Messe Einblicke in das neue Produktfeature zu geben – ob denn wirklich bis dahin alles stehe?

Wie du siehst, bringt der Beruf als Projektmanager außerordentlich viel Verantwortung und Abwechslung mit sich, kein Arbeitstag gleicht dem anderen. Um diese Vielfalt zu genießen, braucht es aber im Gegenzug jede Menge Stressresistenz, Menschenkenntnis und Organisationstalent. 

Arbeitsalltag und Aufgaben als Projektmanager

Arbeitsalltag als Projektmanagerin Projektmanager/in werden

Den typischen Arbeitstag eines Projektmanagers gibt es schlichtweg nicht. Es hängt viel zu sehr von der Branche, der Größe des Unternehmens und der Arbeitsweise jedes Einzelnen ab. Dennoch haben alle Projektmanager eins gemeinsam: Statt Details und Spezifika haben sie stets das große Ganze im Blick. Koordination statt Umsetzung ist hier die Devise. Die drei wichtigsten Aspekte im Projektmanager-Beruf sind daher Ziel, Zeitplan und Kosten. Du bist nicht nur dafür zuständig, ein gut funktionierendes Projektteam zusammenzustellen, sondern musst auch alle Unsicherheiten und Probleme beseitigen, die es vom Erreichen seines Ziels abhalten könnten – und das im Rahmen des dir zur Verfügung stehenden Budgets.

Im Beruf als Projektmanager solltest du immer einen Plan haben. Mindestens genauso wichtig ist es aber, dass du flexibel auf Änderungen reagieren kannst. Denn, selbst wenn du noch so gut konzipierst, fällt plötzlich jemand wegen Krankheit aus, ein Computer streikt oder in der Produktion läuft irgendetwas schief. Du musst also im Idealfall Plan B, C und D parat haben. Neben den fachlichen warten auch allzu oft zwischenmenschliche Herausforderungen auf dich: Es gilt, das Team richtig einzuschätzen. Wer könnte ein paar nette Worte und etwas Motivation gebrauchen? Gibt es jemanden, dem der Termindruck nochmal deutlich gemacht werden muss, damit er endlich vorankommt? Du bist sozusagen Zuckerbrot und Peitsche in einem. Allerdings hast du als Projektmanager nur in hohen Positionen disziplinarische Personalverantwortung. In den meisten Fällen wirst du dich also an die Geschäftsführung oder an die Personalabteilung wenden, wenn ein Mitarbeiter sich besonders gut oder schlecht macht und du Konsequenzen für sinnvoll hältst.

Du verbringst nur einen geringen Teil deines Arbeitsalltags für Konzeptions- und Planungsaufgaben an deinem Schreibtisch, die meiste Zeit des Tages führt dich der Beruf als Projektmanager aber an die Tische anderer. Du besprichst den Aufgabenfortschritt, hältst Meetings für die realistische Einschätzung deiner Planung ab und triffst spontane Entscheidungen. Je nach Projekt bist du auch in Werkshallen oder auf Events unterwegs oder besuchst  Kunden vor Ort.

Als Berufseinsteiger wirst du in den seltensten Fällen direkt die Verantwortung für ein komplettes Projekt tragen, sondern eher Teilbereiche koordinieren. Je nach Teamgröße und Projektaufwand variiert auch deine Arbeitszeit. Es gibt Projektmanager, die die klassische 40-Stunden-Woche leben können, die meisten verbringen aber zwischen 45 und 50 Stunden auf der Arbeit. Als Verantwortlicher kannst du nicht einfach nach Hause gehen, wenn es ein Problem gibt, sondern musst als Ansprechpartner bereit stehen und dafür sorgen, dass alles wieder rund läuft. Dafür kannst du dir aber auch auf die Schulter klopfen und vielleicht eine Prämie einstreichen, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde – auf einen guten Projektmanager kann kein Unternehmen verzichten. 

Voraussetzungen für den Beruf Projektmanager

Es gibt keinen Hochschulabschluss, der dich besonders fürs Projektmanagement prädestiniert. Zwar gibt es inzwischen gesonderte „Projektmanagement“-Studiengänge oder Spezialisierungen, die dich auf diese Position vorbereiten können, grundsätzlich kommt es aber vor allem auf dein Fachwissen und deine persönliche Eignung an. Mit Maschinenbau kannst du genauso Projektmanager werden wie als Wirtschaftswissenschaftler oder IT-ler. Auch als Geisteswissenschaftler kannst du z. B. in Presseagenturen diese Funktion einnehmen. Wichtig ist, dass du die technischen und inhaltlichen Anforderungen der Projekte verstehst.

Daher steigen nur wenige direkt in den Beruf als Projektmanager ein, sondern nehmen erstmal andere Aufgaben in ihrer Fachrichtung wahr. Denn nur, wenn du alle Prozesse durchschaust, bist du in der Lage effektiv zu planen und andere Mitarbeiter einzuschätzen.

Einen guten Projektmanager macht aber nicht nur seine fachliche Kompetenz aus, sondern vor allem sein Gespür für Menschen, Führungsfähigkeit und Verantwortungsgefühl. Die sogenannten Soft Skills sind im Projektmanagement dein wichtigstes Arbeitswerkzeug. Teamfähigkeit bedeutet hier nicht, dass du „everybody’s darling“ sein sollst – du wirst dich auch mal unbeliebt machen müssen, wenn es um das Einhalten von Terminen geht. Es gilt stets klar und ehrlich zu kommunizieren und auch bei Stress nicht zu emotional zu werden.

Spezialisierungsmöglichkeiten

Gute Projektmanager sind in den unterschiedlichsten Branchen gefragt in denen projektorientiert gearbeitet wird. Ingenieurswesen, Softwareentwicklung und Forschung sind nur drei Beispiele für Bereiche, in denen Personen gebraucht werden, die bei der Vielzahl an Aufgaben und Entwicklungsschritten nicht den Überblick verlieren. Daher sind Stellen für den Projektmanager-Beruf besonders in mittelständischen und großen Unternehmen zu besetzen.

Mit deinem Studium hast du in den meisten Fällen schon das Wichtigste für deine Spezialisierung getan. Mit einem informationstechnischen Hintergrund hast du die besten Chancen z. B. in der Softwareentwicklung als Projektmanager IT eingestellt zu werden. Als Maschinenbauer bist du durch dein Wissen eher für Stellen als Projektingenieur geeignet. Wirtschaftswissenschaftler können sich als Projektmanager E-Commerce im Online-Bereich einen Namen machen. Die Spezialisierungen reichen darüber hinaus von Marketing bis Consulting und auch in der Forschung werden Projektmanager gebraucht. 

Fachjargon
Milestones

Als Milestone oder auch Meilenstein bezeichnet man ein bedeutendes Ereignis einer Projektphase. Das kann die Fertigstellung eines ganz bestimmten Produktelements sein oder die Veröffentlichung einer neuen Version. Meist sind für ein Projekt mehrere Milestones definiert, die bis zu einem gewissen Datum erreicht werden müssen, damit das Projekt z. B. weiter finanziert wird.

Puffer

Jeder geübte Projektmanager weiß, dass immer etwas anders laufen wird, als geplant. Dafür solltest du ausreichend Puffer in deinen Zeitplan aufnehmen, um ggf. vor der finalen Deadline Zeitrückstände aufzuholen.

Stakeholder

Als Stakeholder werden üblicherweise Personen oder Interessensgruppen bezeichnet, die am Erfolg eines Projekts interessiert sind. Das können Mitarbeiter und Geschäftsführer sein, aber auch externe Stakeholder wie Lieferanten, Kunden oder – bei bestimmten Projekten – sogar die Gesellschaft an sich. Als Projektmanager musst du die Ansprüche der unterschiedlichsten Stakeholder unter einen Hut bringen.

Wusstest du schon, dass...
  • es eine deutsche Gesellschaft für Projektmanagement gibt, die sogenannte GPM?
  • ein Projektmanager 90% seiner Zeit mit Kommunikation verbringt und nur 10% mit Papierkram?
  • ein produktives Meeting nur mit max. 6 Personen möglich ist? Alles darüber hinaus eignet sich nur für Informationsaustausch.
Was man kennen und können sollte
IT/Programme
  • Microsoft Office (insb. Excel)
  • Projektmanagement Software (Microsoft Project, JIRA, Podio,…)
Zertifikate
  • IPMA
  • PMP
Sprachen
  • Englisch (verhandlungssicher)
  • Weitere Sprachen gern gesehen
Autor: Lena Kuschke
Verwandte Berufsfelder: Management
Projektmanager als Beruf - Infos zur Arbeit im Management

Beruf als
Projektmanager/in

Projektleiter Bevorzugte Studiengänge
Work-Life-Balance: 45-50 Stunden: Vielbeschäftigt
Durchschnittliches Einstiegsgehalt: 3600-4000 €
Männer/Frauen-Relation 8/2
Bewerber pro Stelle: 50 Bewerber
Spitzenverdiener 8300 €