Beruf als Personalreferent - Arbeiten im Personal

Sie tragen eine große Verantwortung und sind absolute Teamplayer – die Personalreferenten. Wer ist für das Unternehmen geeignet? Wer wird gebraucht und wer wird schlussendlich eingestellt? Für die Beantwortung all dieser Fragen ist der Beruf als Personalreferent da.  Zusammen mit ihrem Personalchef und den Vorgesetzten entscheiden sie tagtäglich über die Zukunft vieler Arbeitnehmer und sind dabei eine einflussreiche Kraft in vielen Unternehmen. Dank ihres sehr vielfältigen Fachwissens sind sie sehr flexibel einsetzbar und können die unterschiedlichsten Aufgaben übernehmen. Denn jeder Personalreferent weiß, dass jedes Unternehmen nur so gut ist, wie seine Mitarbeiter. 

Spezialisierungen
Personalreferent/in
Verwandte Berufe

Arbeitsalltag und Aufgaben als Personalreferent

Arbeitsalltag als Personalreferent Personalreferent/in werden

Obwohl die Berufsbezeichnung Personalreferent bereits sehr auf das Thema „Personal“ fokussiert klingt, lässt sich der Arbeitsalltag schwierig verallgemeinern. Während große Unternehmen eher darauf setzen, dass ein Personalreferent mit ganz speziellen Aufgabenbereichen betraut wird, wünschen sich kleine Unternehmen bevorzugt Allrounder, die in der Lage sind, auch fachübergreifend Aufgaben zu übernehmen - was nicht zuletzt daran liegt, dass diese Unternehmen weniger komplexe Strukturen haben und Aufgabengebiete ineinander übergehen können.

Aber lassen sich nicht doch allgemeingültige Aussagen über den Arbeitsalltag eines Personalreferenten tätigen? Es gibt sie, die ganz typischen Aufgaben im Beruf als Personalreferent, die jeder Bewerber beherrschen sollte, ob er sich nun in einem Startup, einem mittelständischen Unternehmen oder bei einem Global Player bewirbt. Zwar werden Personalreferenten landläufig oft in die Schublade gesteckt, dass sie den ganzen Tag nichts anderes machen, als Bewerbungen von rechts nach links zu sortieren, Vorstellungsgespräche führen und sich ab und zu mal um die ein oder andere Angelegenheit eines Mitarbeiters zu kümmern. Wenn du während deines Studiums bereits ein Praktikum in einem großen Unternehmen machen konntest, weißt du, dass die Realität dann aber doch ganz anders aussieht.

Zunächst einmal müssen Personalreferenten in Absprache mit den Vorgesetzten bestimmen, wie viel Personal in Zukunft überhaupt gebraucht wird. Dazu werden auch Meetings mit anderen Abteilungen abgehalten. Hier wird vor allem über die Kapazitäten und natürlich auch über das Personalbudget gesprochen. Nicht nur zu Beginn deiner Karriere ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Personalleiter und den Vorgesetzten der einzelnen Fachbereiche sowie der Geschäftsführung ist dabei unabdingbar. Erst danach kann ein Personalreferent auf die Suche nach neuen, qualifizierten Mitarbeitern gehen. Und das lässt sich auf keinen Fall mit „einfach mal eine Stelle auf einer Bewerberplattform schalten“ abtun.  

Der Rekrutierungsprozess nimmt einen großen Teil des Arbeitsalltags im Beruf als Personalreferent ein. Du musst zunächst überlegen und recherchieren, welche Kanäle und Plattformen für die Zielgruppe relevant sind. Wen möchtest du ansprechen? Für welche Position suchst du Mitarbeiter? Sämtliche in der Rekrutierung relevanten Kanäle werden dann aktiviert, um die verborgenen Talente für das Unternehmen zu finden und natürlich ausreichend und vor allem die passenden Bewerbungen zu erhalten. An dieser Stelle sollte dir als Personalreferent bewusst sein, dass das Employer Branding (also das Personalmarketing) beim Recruiting ebenfalls eine große Rolle spielt. Denn es ist keinesfalls so, dass sich nur die Bewerber beim Unternehmen bewerben und in diversen Gesprächen oder Assessment Centern geprüft werden. Auch das Unternehmen selber wird vom Bewerber gründlich unter die Lupe genommen. Wie ist das Arbeitsklima? Wie ticken die Mitarbeiter? Wie sind die Arbeitszeiten? Hierzu werden beispielsweise Bewertungsplattformen oder auch persönliche Netzwerke zu Rate gezogen. Es gilt also ein attraktives und authentisches Bild vom eigenen Unternehmen zu kommunizieren, damit sich die richtigen Talente für dein Unternehmen entscheiden.

Ist dieser Prozess abgeschlossen und genügend Bewerbungen eingegangen, ist die Arbeit in dem Beruf als Personalreferent aber noch lange nicht getan. Erst jetzt folgen die Vorstellungsgespräche, die du als Personalreferent ebenfalls zu führen hast. Kommt es dann zu einer Einstellung, übernimmst du zudem auch alle Tätigkeiten, die im sogenannten Onboarding-Prozess anfallen. Dazu zählt zum Beispiel, dass ein neuer Mitarbeiter sein Team kennenlernt, dass er Unterlagen zugeschickt bekommt und dass er von vornherein ordnungsgemäß in das Unternehmen eingeführt wird.  Aus diesem Grund ist dein Arbeitsalltag nicht nur so vielfältig und wirtschaftlich relevant, sondern erfordert auch gewisse menschliche Voraussetzungen, um auch als gewissenhafter Entscheidungsträger zu fungieren.

Ein Personalreferent steht seinem Vorgesetzten darüber hinaus auch als Berater zur Verfügung und den Mitarbeitern als unterstützende Kraft etwa in betrieblichen oder persönlichen Angelegenheiten. Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, ist es in deinem Beruf als Personalreferent auch die Aufgabe, mit diesem eng zusammenzuarbeiten. Du bist eben der Ansprechpartner für alle Angelegenheiten, die das Personal betreffen. Das kann zum Beispiel das Thema Mutterschutz oder Krankheiten betreffen, bezieht aber auch den Bereich Personalentwicklung mit ein. Gibt es zum Beispiel einen Mitarbeiter, der besonders gute Leistungen liefert, sollte man diesen durch gezielte Schulungen oder Weiterbildungen fördern. Oder gibt es einen sogenannten Low-Performer, der nicht so arbeitet wie gewünscht? In diesem Fall musst du auch hierfür eine Lösung finden. Kann man ihn eventuell woanders einsetzen? Oder braucht er nur anspruchsvollere Aufgaben für die Motivation? Oder ist es doch besser sich von diesem Mitarbeiter zu trennen? Auch wenn selbstverständlich alles, was ein Personalreferent entscheidet, in Absprache mit den Vorgesetzten stattfindet, hast du in diesem Berufszweig von Anfang an viel Verantwortung zu tragen und solltest dir dessen zu jeder Zeit bewusst sein. 

Voraussetzungen für den Beruf Personalreferent

Damit du also in dem Beruf als Personalreferent auch erfolgreich bist und alle Aufgaben gewissenhaft erfüllen kannst, solltest du neben einer kaufmännischen Ausbildung, in Form eines Studiums oder einer Berufsausbildung, besondere Kenntnisse mitbringen. Dazu gehören Erfahrungen im Bereich der Mitarbeiterbetreuung und natürlich besonders die Fähigkeit, im Team zu arbeiten. Darüber hinaus solltest du dich aber ganz besonders mit den Möglichkeiten der Personalrekrutierung auskennen. Viele Wege führen nach Rom und so gibt es besonders im Bereich Online-Rekrutierung viele Optionen. Welche Kanäle gibt es? Welche Jobbörsen sind relevant für dein Unternehmen? Und wie nützlich kann Social Media für dich sein? All diese Fragen solltest du nicht nur kurzfristig beantworten, sondern für jeden Fall immer wieder neu einschätzen können.  Zusätzlich brauchst du im Beruf als Personalreferent die Fähigkeiten mit den anderen Abteilungen und dem Betriebsrat auf Augenhöhe kommunizieren zu können. Denn mit ihnen hast du am häufigsten zu tun. Aber das ist noch lange nicht alles: Im Idealfall solltest du für deine Bewerbung als Personalreferent schon Erfahrungen in der Personalverwaltung im Bereich Personalcontrolling mitbringen, die du bereits während des Studiums in einem Praktikum gesammelt hast. Zudem gehört es zu deinen Aufgaben, die Mitarbeiter zu motivieren, ihr Potenzial zu erkennen und sie darin zu fördern. Du musst also stets in der Lage sein, zwischen der Ebene der Zahlen (in Sachen Mitarbeiterbedarf und Personalplanung) und zwischen der menschlichen Ebene zu wechseln bzw. den richtigen Kompromiss zu finden.  

Spezialisierungsmöglichkeiten

Wie bereits angeschnitten, gibt es die Ebenen Personalmarketing, Personalcontrolling oder auch Personalentwicklung, wobei Personalmarketing und Personalmanagement in der Regel Hand in Hand gehen. Solltest du dich von Zahlen ganz besonders angezogen fühlen, kannst du beispielsweise als Personalreferent ins Personalcontrolling gehen. Das Personalcontrolling kann je nach Unternehmen als Teil des Unternehmenscontrollings, aber auch als Funktionsbereich im Personalwesen gesehen werden. Spezialisierst du dich als Personalreferent auf diesen Bereich, ist die Belegschaft des Unternehmens dein Betrachtungsobjekt. Du beschäftigst dich mit Mitarbeiterzahlen, der Personalplanung oder auch dem Personalrisikomanagement. Statt einfach nur monatliche Reportings zu erstellen, bist du auch verantwortlich für Zukunftsbetrachtungen/-planungen im Hinblick auf die Mitarbeiter.

Auch ein interessantes Feld ist die Personalentwicklung. In diesem Bereich des Unternehmens sorgst du als Personalreferent dafür, dass die Mitarbeiter weitergebildet und gefördert werden. Dadurch soll ihre Effizienz gesteigert und ihr Selbstbewusstsein für neue Herausforderungen gestärkt werden. Zudem sind zufriedene Mitarbeiter meist weitaus motivierter als gelangweilte.

Eine weitere Spezialisierung wäre dann das Personalmarketing, für welches du vor allem Kreativität mitbringen solltest. Im Bereich des Personalmarketing ist besonders das Employer Branding ein Begriff, also das Schaffen einer eigenen Arbeitgebermarke Dabei wird insbesondere zwischen dem internen und dem externen Personalmarketing unterschieden. Während sich das interne Personalmarketing auf das bereits vorhandene Personal bezieht, beschäftigt sich das externe Personalmarketing mit dem neu zu gewinnenden Personal. So kannst du als Personalreferent im Personalmarketing deine Mitarbeiter zum Beispiel mit neuen Vergütungssystemen oder Weiterbildungsmöglichkeiten locken und mit externe Bewerber auf Messen Kontakte pflegen und dein Unternehmen attraktiv darstellen. 

Spezialisierungen
Personalreferent/in
Fachjargon
Onboarding

Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement, der neben dem Einstellen eines Mitarbeiters auch das Integrieren dessen in das Unternehmen mit einbezieht. Übersetzt kann man also quasi sagen, dass es um das „an Bord nehmen“ von neuen Mitarbeitern geht. Zum Onboarding-Prozess zählen alle Maßnahmen, die zur Integration erforderlich sind.

Recruiting

Recruiting ist die englische Bezeichnung für Personalbeschaffung und gehört zur Personalwirtschaft. Fürs Recruiting werden zunächst ein Personalbedarf und ein Personalbudget ermittelt, denn die grundsätzliche Aufgabe des Recruitings ist es, das Unternehmen bedarfsgerecht und kostengünstig mit passenden Arbeitskräften zu versorgen.

Johari-Fenster

Das Johari-Fenster ist ein Fenster bewusster und unbewusster Persönlichkeits- und Verhaltensmerkmale zwischen einem selbst und anderen oder einer Gruppe. Ähnlich wie bei einer Vier-Felder-Matrix gibt es vier Bereiche: Öffentliche Person, Blinder Fleck, Mein Geheimnis und Unbekanntes. Mit dem Johari-Fenster wird vor allem der sogenannte „Blinde Fleck“ im Selbstbild eines Menschen illustriert, dabei kommt es auch darauf an, was man selbst von sich preisgibt. Da Menschen von ihren Gesprächspartnern vielfach anders wahrgenommen werden, als sie sich selbst sehen, wird besonders im Mitarbeitergespräch durch gezieltes Feedback versucht, den „blinden Fleck“ des Mitarbeiters zu reduzieren.

Wusstest du schon, dass...
  • Personalreferenten zu 70% des Tages in Terminen sind?
  • jeder Arbeitnehmer nach Austritt aus dem Unternehmen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat? Egal, ob Teilzeit, Vollzeit, Praktikant oder Aushilfskraft.
  • die Zukunft Personal Europas größte und wichtigste Fachmesse für Personalmanagement ist?
Was man kennen und können sollte
EDV-/Computer-Kenntnisse
  • SAP HCM
  • HR-Module
  • MS Office
  • Bewerbermanagement-Software
Sprachen
  • Englisch
  • Unternehmensabhängig: Französisch, Spanisch, o.ä.
Dieses Berufsprofil ist entstanden mit Unterstützung von
Als Expertin aus dem Bereich Personalmarketing stand uns Frau Anja Sambeth für ein Interview zur Verfügung. Sie hat 2011 einen Abschluss zur Diplomkauffrau in Essen erworben und hat selbst 3 Jahre als Personalreferentin gearbeitet. Frau Sambeth ist heute als Personalmanagerin und Personalmarketing-Expertin für die Thalia Holding GmbH tätig und ist dort direkte Ansprechpartnerin für Karriereperspektiven innerhalb der Zentrale sowie für sämtliche Personalmarketing-Aktivitäten.
Anja Sambeth
Personalmanagerin und Personalmarketing-Expertin
Autor: Marina Paar
Verwandte Berufsfelder: Marketing
Personalreferent als Beruf - Infos zur Arbeit im Personal

Beruf als
Personalreferent/in

Personaler, Referent, Personalrecruiter Bevorzugte Studiengänge
Work-Life-Balance: 40-45 Stunden: Normal
Durchschnittliches Einstiegsgehalt: 3300-4300 €
Männer/Frauen-Relation 4/6
Bewerber pro Stelle: 60 Bewerber
Spitzenverdiener 10000 €