Beruf als Einkäufer - Arbeiten in der Wirtschaft

Der Hausmeister wird zum Facility Manager und der Fensterputzer zum Vision Clearance Engineer  – in der Berufswelt werden Jobbezeichnungen gerne mal durch englische Ausdrücke verkompliziert. Auch in der Wirtschaft tummeln sich Treasurer und Regulatory-Affairs-Manager. Wie erfrischend kommt da doch der Name des Einkäufers her! Er offenbart alles, was man über den Beruf wissen muss. Der Einkäufer kauft ein. Da gehört allerdings mehr zu, als kurz mal in den Supermarkt nebenan zu schlurfen. Eine ganze, ganze Menge mehr, denn der Einkauf verlangt betriebswirtschaftliche, organisatorische und kaufmännische Fähigkeiten ebenso wie ein ausgeprägtes Kommunikationstalent, um das beste Angebot aufzuspüren und die besten Kondition auszuhandeln. 

Arbeitsalltag und Aufgaben als Einkäufer

Arbeitsalltag als Einkäufer Einkäufer/in werden
Von Abluftfiltern, die in Staubsaugern verbaut werden, bis zu Zielstöcken für Jagdgewehre, von einer neuen Lagerhalle für mehr Stauraum bis hin zum IT-Notfallservice, wenn die Bürorechner streiken -  im Beruf als Einkäufer bist du für alle Abläufe zuständig, wenn es darum geht, einem Unternehmen bestimmte Dienstleistungen, eine Immobilie oder Waren für die Weiterverarbeitung, Produktion und Verkauf zu besorgen. Im Grunde deckst du, wenn du dich an deinen Wocheneinkauf machst, schon eine Menge von dem ab, was dabei in den Aufgabenbereich des Einkäufers fällt. Du guckst ja auch zuerst, was im Kühlschrank fehlt, und schreibst daraufhin eine Einkaufsliste. Dann überlegst du, in welchem Supermarkt das Gemüse am frischesten und das Toilettenpapier am günstigsten, die Beratung am kompetentesten und die Auswahl am größten ist. 
Auch der erste Schritt des Einkäufers beginnt mit der Übersicht über den Lagerbestand. Wie lange reicht der Vorrat an Nudeln für die Großkantine? Wie viele Reifen sind noch in der Automobilproduktion vorhanden? Werden noch Stühle und Kaffeemaschinen für die neuen Aufenthaltsräume gebraucht? Dafür arbeitet der Einkäufer mit den Mitarbeitern der einzelnen Fachbereiche zusammen. Die Krankenschwester wird beispielsweise Bescheid geben, wenn neue Fieberthermometer gebraucht werden und welche Wundpflaster am besten haften, während  Wirtschaftsingenieure bei der Anschaffung neuer Stanz- und Biegemaschinen mitreden. Auch mit dem Produktmanagement, dem Vertrieb und der Buchhaltung steht der Einkäufer in regem Austausch.
Um immer das beste Angebot zu finden, braucht der Einkäufer ein umfassendes Wissen über Märkte, Lieferanten, Speditionen und Großhändler. Wer hat die benötigten Waren oder Dienstleistungen überhaupt im Sortiment, und wer bietet sie am günstigsten an? Wer liefert am zuverlässigsten und schnellsten, und wo gibt es den besten Service? Damit er nicht bei jedem Einkauf von vorne anfangen muss, den besten Partner zu suchen, legt er sich eine umfangreiche Lieferantendatenbank an, in dem er von Preis über Qualität bis hin zu Sonderleistungen alles festhält, was es zur Bewertung eines Lieferanten zu wissen gibt. Dieses Archiv muss ständig aktualisiert werden, da sich die Preise und anderen Faktoren permanent verändern. Gleiches gilt für Speditionen, die immer dann gebucht werden, wenn Lieferanten ihre Ware nicht selber austragen.
Im Beruf als Einkäufer verbringst du viel Zeit in deinem Büro, hängst am Telefon und verhandelst mit Lieferanten, Speditionen und Zulieferern. Du feilschst um Preise, Lieferzeiten, Verträge und Zahlungsbedingungen. Vielleicht lässt sich ja ein Preisnachlass rausschlagen, wenn man vorzeitig und alles auf einmal zahlt. Bestellst du in einem amerikanischen Unternehmen, muss außerdem vereinbart werden, ob man in Dollar oder Euro bezahlt, zu welchem Währungskurs man umrechnet, und wie es mit den Zoll- und Einfuhrbestimmungen aussieht. Die restliche Bürozeit verbringst du am PC, stehst in regem E-Mail-Verkehr mit Kunden und Partnern, bedienst Analysetools oder erstellst Datenbänke, mit denen du Lagerbestände, Lieferantenbewertungen und Kostenübersichten der abgeschlossenen Transaktionen verwaltest. 
Wenn du nicht im Büro sitzt, bist du unterwegs und machst dir vor Ort ein bestimmtes Bild über das eigene Lager oder gar die Firmengebäude der Lieferanten. Auf Messen hältst du dich über neue Produkte und Dienstleister auf dem Laufenden. Mitunter sind Einkäufer auch für den Einkauf von neuen Projekten und Aufträgen verantwortlich oder übernehmen vertriebliche Aufgaben. Besonders im E-Commerce verschmelzen Einkauf und Vertrieb, und der Einkäufer kümmert sich auch um die Verfügbarkeit bestimmter Produkte für den Endverbraucher oder das Erreichen vorgegebener Umsatzziele.
Je nach Ausrichtung des Unternehmens fällt die Priorisierung deiner Arbeit aus. In der Produktion spielt der Einkäufer etwa eine wesentliche Rolle, immerhin bestimmt er, wie viel Geld für Zutaten oder Bestandteile der hergestellten Waren ausgegeben wird - und damit letztendlich auch den Preis des Endproduktes und den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Wenn ich für Belag, Teig und Tomatensauce zwei Euro ausgebe, muss die fertige Pizza auf der Speisekarte natürlich etwas teurer sein, um mit ihr Profit zu machen. In einem Krankenhaus ist die Aufgabe des Einkäufers zwar ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Finanzplanung, im Vergleich zur Versorgung der Patienten spielt die Bestückung  der Zimmer aber beispielsweise eine untergeordnete Rolle. Auch Dienstleistungsunternehmen haben generell einen geringeren Material- und Dienstleistungsaufwand. In kleineren Betrieben wird hier oft nur ein einziger Einkäufer beschäftigt. In Produktionsfirmen gibt es dagegen oft mehrere Einkäufer für verschiedene Waren oder Rohstoffe, dazu dann immer noch einen Einkaufsleiter, der den Einkauf ganzheitlich überwacht und koordiniert. 

Voraussetzungen für den Beruf Einkäufer

Als Einkäufer brauchst du sowohl betriebswirtschaftliche als auch kaufmännische Kenntnisse, gleichzeitig musst du ein Kommunikationstalent sein. Du weißt über die finanzielle Ausrichtung und die Lagerbedingungen eines Unternehmens Bescheid. Es kann noch so günstig sein, gleich zehn der neuen Schleifmaschinen zu bestellen, wenn in das Betriebslager nur Platz für eine ist und der Rest draußen im Hof verrosten würde, dann bringt das verlockende Schnäppchen nichts. Um all die Zahlen, Bewertungen und Verträge zu verwalten, beherrschst du von MS Office über ERP bis zu SAP/R3 eine Vielzahl von EDV- und Warenwirtschaftssystemen. 
Du musst hartnäckig sein und über Verhandlungsgeschick verfügen, schließlich willst du dich nicht mit dem erstbesten Gebot abspeisen lassen, sondern immer noch ein wenig bessere Konditionen aushandeln. Dafür brauchst du auch ein umfangreiches Marktwissen. Lieferanten und Speditionen schrauben gerne an ihren Preise und begründen dies mit gestiegenen Rohstoffpreisen oder höheren Lohnkosten. Da ist es natürlich von Vorteil, wenn du über die Kostenblöcke Material und Personal der jeweiligen Lieferanten Bescheid weißt. Auch ist es hilfreich, sich zumindest grundlegend in Fragen des Vertragsrechts auszukennen.
Da nicht jedes Unternehmen zwingend auf das Gütesiegel „Made in Germany“ setzt, sondern sich seine Waren aus allen Winkeln der Welt zukommen lässt, sind mindestens sehr gute Englischkenntnisse unverzichtbar für deine tägliche Arbeit. Global Sourcing ist hier das Zauberwort. Umso besser, wenn du noch weitere Fremdsprachen beherrschst.  
Wichtige Voraussetzungen für den Beruf des Einkäufers sind auch ausgeprägte soziale Fähigkeiten. Da du ständig mit den einzelnen Abteilungen in engem Kontakt stehst, vom Controlling bis zur Technik, bist du als Teamplayer gefordert. In Führungspositionen, z.B. als Einkaufsleiter, solltest du auch in der Lage sein, zwischen verschiedenen Ebenen zu vermitteln und deine Mitarbeiter leiten und anweisen zu können. Außerdem solltest du kein Problem damit haben, für deinen Job viel unterwegs zu sein. Ob du Fachmessen besuchst oder dir Lieferanten und Herstellungsbetriebe vor Ort anschaust, als Einkäufer bist du immer wieder gezwungen, zu reisen.

Spezialisierungsmöglichkeiten

Beim Einkäufer unterscheidet man zwischen dem strategischen und dem operativen Geschäft. Nachdem der operative Einkäufer festgestellt hat, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, kümmert sich der strategische Einkäufer um sämtliche Vorbereitungen des Einkaufs. Er untersucht verschiedene Märkte, um Qualität und Preis der dort erhältlichen Waren einzuschätzen. Dabei steht er auch im Austausch mit anderen Unternehmen, um sich Empfehlungen geben zu lassen. Hat er sich hier genug umgesehen, wählt er einen Lieferanten oder Anbieter aus, der ihm das beste Angebot macht. Dabei beurteilt er diese und hält seine Ergebnisse fest, um bei zukünftigen Einkaufen schnell einen guten und günstigen Lieferanten zu finden. Die Kriterien bei der Lieferantenbewertung umfassen z.B. Serviceleistungen, Termintreue, Preis, Angebotstransparent, die eingesetzten Systeme und noch mehr. Diese Bewertungen werden immer wieder und regelmäßig durchgeführt.
Der Strategische Einkäufer (SE) gibt seine Vorgaben und Informationen dann an den operativen Einkäufer weiter. Dieser ist für die Ausführung der Einkaufstätigkeiten zuständig. Er wickelt die Bestellungen ab, bearbeitet Auftragsbestätigungen, überblickt die Lagerbeständen und schreibt den „Einkaufszettel“. Der operative Einkäufer ist dem strategischen Einkäufer direkt unterstellt, als Hochschulabsolvent wirst du in der Regel früher oder später als SE eingesetzt.
Je nach dem, was im Warenkorb landen soll, können auch Fachkräfte im Einkauf angestellt sein. Wenn etwa die Anschaffung technischer Geräte und Bauteile nötig ist, werden gerne Wirtschaftsingenieure als Einkäufer beansprucht, da sie mit den technischen Zusammenhängen vertraut sind. Einkäufer gibt es dabei in sämtlichen Branchen, im Maschinenbau, in der Automobilbranche, im Einzelhandel, in Restaurants, in der High Tech- und Elektroindustrie, in der Chemie und im Pharmabereich, in der Metall-, Bekleidungs- und Lebensmittelindustrie.  Facility-Manager kümmern sich hingegen speziell um den Kauf oder die Anmietung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen. 
Spezialisierungen
Einkäufer/in
  • Einkäufer/in bei
    LIDL

    Unsere Einkäufer* legen einen entscheidenden Grundstein für den Unternehmenserfolg von Lidl, denn Sie bestimmen, was unsere Kunden in rund 10.000 Lidl-Filialen in ganz Europa kaufen können. Die Produkte, die sie verantworten, begleiten sie dabei von der ersten Idee bis in die Filiale – in über 20 Ländern. Vielfalt und Verantwortung prägen die Arbeitsaufgaben eines jeden Einkäufers für seine eigene Warengruppe. So betreut und gestaltet unser Einkäufer für Süß- und Backwaren z.B. den gesamten Produktlebenszyklus des Sondey-Kekssortiments (Eigenmarke).

    Und obwohl kein Tag dem anderen gleicht, beginnt alles bei den Markt- und Sortimentsanalysen – welche Trends entwickeln sich in den einzelnen Ländern? Passen diese zu unserem Konzept und wie reagiert der Wettbewerb darauf?

    Sobald eine Produktentscheidung getroffen ist, gehen unsere Einkäufer mit den Lieferanten in die gemeinsame Produktentwicklung, zu denen parallel auch die Preisverhandlungen durchgeführt werden. Ein günstiger Preis ist dabei nicht das Wichtigste, sondern viel mehr die Qualität des Produktes. Die Rezeptur wird so lange überarbeitet, bis der Keks den Vorstellungen des Einkäufers in Hinblick auf Bissfestigkeit, Süße, Haptik etc. entspricht. Zusätzlich kontrolliert unsere Qualitätssicherung den Artikel auf die Einhaltung aller internen und externen Vorgaben.

    Anschließend geht es in die Abstimmung mit unserer Marketingabteilung zum Thema Verpackung und Design des Keksproduktes.

    Der Vertriebseinführung steht nun nichts mehr im Weg. Wie, wann und wo ein Produkt erstmals in unseren Filialen zu finden ist, stimmen unsere Einkäufer mit der Vertriebsorganisation ab.

    Marktbeobachtung, Kennzahlenanalysen, Rezeptur- und Desginanpassungen gehen ab hier in eine neue Runde. Denn besonders im Einkauf gilt: „Wer aufhört besser werden, hört auf gut zu sein.“
    Passende Jobs bei LIDL
  • Einkäufer/in bei
    BAUR Versand

    Unser Einkauf ist verantwortlich für die Entwicklung und den Einkauf zielkundenorientierter, plattformübergreifender und den betriebswirtschaftlichen Zielen entsprechender Sortimentsstrukturen. Dabei nutzen wir sortimentsspezifische Markt-, Kunden- und Wettbewerbsinformationen zur optimalen Ausrichtung der Zielgruppen Produkt-Category.

    Unsere Sortimente werden in den Kundenfirmen BAUR, Otto und Schwab sowie in diversen Inlands und Auslandskonzernfirmen (Otto Group) sowohl online und im Print eingesetzt.

    Dazu zählen Mode, Schuhe, Taschen, Schmuck & Uhren sowie Spielwaren, Musik, Reisegepäck, Schulranzen & Süßwaren. Auch Sport Hartware, Fahrräder, Haushalt und Leuchten gehören zu unserem Sortiment.

    Auf Messen und Storechecks werden für unsere Zielgruppe die passenden Artikel gesucht und anschließend durch das Team sowie unseren Lieferanten umgesetzt. In diesem Bereich werden Kreativität und ein Gespür für Trends vorausgesetzt.

    Passende Jobs bei BAUR Versand
Fachjargon
Potentialfaktoren

Potentialfaktoren sind langlebige ökonomische Güter, die der Erstellung und Weiterverbreitung von Gütern dienen, ohne selbst verarbeitet zu werden. Dazu zählen z.B. Behältnisse und Produktionsmaschinen, aber auch Bürogebäude. Potentialfaktoren werden auch als Investitions- und Kapitalgüter oder Betriebsmittel bezeichnet. Davon grenzen sich die Konsumgüter ab, die wiederum aufgeteilt werden in Verbrauchsgüter (z.B. Lebensmittel, Schrauben, Rohstoffe) und Gebrauchsgüter (z.B. Möbel, Küchengeräte, Wohnimmobilien).

B2B / B2C

B2B steht für „Business-to-business“ und bezeichnet die Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen. Als Einkäufer, der die Waren von anderen Unternehmen einholt, um damit selber zu produzieren oder zu handeln, bist du permanent an solchen B2B-Transaktionen beteiligt. Der Geschäftsakt zwischen Unternehmen und Kunden, z.B. in einem Supermarkt oder im Onlinehandel, werden hingegen mit „Business-to-customer“, kurz B2C, beschrieben.

Disponent

Als Einkäufer wirst du immer wieder mit Disponenten zu tun haben. Diese sind in Unternehmen für das Zuteilen von Ressourcen und Waren und das Einteilen von Personen verantwortlich. Mitunter ähneln sich eure Aufgaben, etwa wenn materielle Mittel in der Produktion termingerecht und in den richtigen Mengen zur Verfügung stehen. Gleichzeitig arbeitest du z.B. mit dem Disponent einer Spedition zusammen, der deinen Auftrag bearbeitet.

Wusstest du schon, dass...
  • ein Auto vom Auspuff bis zur Zylinderkopfdichtung aus durchschnittlich 10.000 Einzelteilen besteht? Einige Bauteile, z.B. für das Fahrwerk, werden von den Autobauern selbst hergestellt, aber der Großteil, etwa Bremsen, Reifen oder Lenkräder, werden von Zulieferern aus aller Welt bezogen.
  • bei deutschen Unternehmen die Kosten für die betriebseigenen Immobilien bis zu 9% des Gesamtumsatzes betragen? Damit geben Unternehmen nach den Personalkosten das meiste Geld für die Miete oder den Kauf von Bürogebäuden, Einrichtungen oder Lagerhäusern aus.
  • die Deutschen durchschnittlich 11,5 Prozent ihrer privaten Konsumausgaben für Lebensmittel verwenden? Europaweit werden durchschnittlich sogar 12,9 Prozent investiert.
Was man kennen und können sollte
Programme
  • EDV (z.B. MS Office)
  • ERP
  • SAP/R3
  • Markt- und B2B-Analysetools
Sprachen
  • Englisch
  • Bestenfalls weitere Fremdsprachen
Verwandte Berufsfelder: Sales Verkauf
Einkäufer als Beruf - Infos zur Arbeit in der Wirtschaft

Beruf als
Einkäufer/in

Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung Bevorzugte Studiengänge
Work-Life-Balance: 40-45 Stunden: Normal
Durchschnittliches Einstiegsgehalt: 2000-2800 €
Männer/Frauen-Relation 9/1
Bewerber pro Stelle: 25 Bewerber
Spitzenverdiener 7500 €